6 tips för en lyckad konferens
Alla som någon gång arrangerat en konferens vet att det krävs förberedelser för att lyckas. Mycket sitter i detaljerna och det är viktigt att hitta en bra mix mellan produktiva möten och tid för avslappnande umgänge.
Som en hjälp på vägen i planeringsarbetet har vi samlat våra sex bästa tips för att konferensen ska bli riktigt givande och minnesvärd. Lycka till!
1. Välj konferenslokal med omsorg
Fundera på vilken typ av lokal som passar er bäst. Behöver ni en stor aula, tillgång till restaurang eller en utställningsyta? Söker ni det lantliga lugnet eller storstadens puls? Kanske vill ni övernatta på ett slott eller ha nära till havet? Eller vill ni rent av tänka i nya banor och förlägga en del av konferensen utomhus? Börja planeringen redan idag genom att kika in vår Venue Finder för möten i Bohuslän.
2. Våga ha mobilfritt
Det är ingen hemlighet att vi idag är som fastklistrade vid våra telefoner. Men vore det inte skönt om fokus låg på de goda samtalen och att folk faktiskt lyssnade helhjärtat på de dyra föreläsare ni hyrt in? Ett sätt att göra detta i praktiken är att ha ett ”mobildagis” vid entrén där alla kan lägga sina telefoner i plastfickor/kuvert som sorteras alfabetiskt. OBS! Är du chef? Tänk på att det är viktigt att föregå med gott exempel – inga undantag, du överlever också en stund utan din mobil!
Fotograf: Jonas Ingman - Bruksbild
3. Interagera mera
Det absolut snabbaste sättet att döda all potentiell kreativitet är att tvingas sitta en hel dag och lyssna på det ena monotona föredraget efter det andra. Se istället till att aktivera medarbetarna genom diskussioner, gruppmoment och stunder av gränslös brainstorming.
4. Förbered en aktivitet eller överraskning
Människan är ett längtande släkte, vi behöver något att se fram emot. Genom att planera in en gemensam aktivitet får ni ett bra avbrott i de traditionella mötena och kan dessutom stärka gruppens sammanhållning. Vad det kan vara för aktivitet varierar naturligtvis på var ni befinner er och hur många som deltar. Spana in tipsen på annorlunda konferensaktiviteter utmed den bohuslänska kusten.
5. Dokumentera – både bild och text
Med en god dokumentation blir uppföljningen när ni är tillbaka på kontoret igen så mycket enklare, så se till att notera allt väsentligt ni kommer fram till. Men tänk även på att alla inte behöver anteckna hela tiden. Var tydlig med att tala om när du vill att folk ska ta notiser och när det räcker med att bara lyssna och delta i samtalen.
Det är även en god idé att fotografera, både föreläsningar, samtal och aktiviteter. Bilderna kommer hjälpa er att minnas vad ni lärde er och förhoppningsvis påminna om hur kul ni hade det!
6. Less is more
Slutligen, det är högst osannolikt att du kommer förändra hela världen med din konferens, så försök inte med det. Ett vanligt misstag är att trycka in alldeles för många hållpunkter. Det är ju lätt att tänka: ”ja, nu när vi alla är samlade är det lika bra att få med det och det och det också”. Risken med ett alltför späckat tidsschema är att folk bara blir stressade och att de riktigt givande samtalen uteblir. Se till att tidsoptimera och varva in lättsamma hållpunkter med de tyngre arbetspassen. Och ta regelbundna pauser.
Venue Finder – starta din konferens här!
Möten i Bohuslän
Det är något speciellt med att konferera i Bohuslän under hösten och vintern. De salta vindarna, det otämjda havet och de storslagna vyerna inbjuder till både nytänkande och inspiration. Boka din konferens i Bohuslän.
