Vad är en bid och hur skapas den?

Men hur gör man för att vinna ett möte?

Alla möten är olika. Mötesarrangörer har varierande krav på lokaler, vilken standard hotellet ska ha, utställningsytor och mycket annat. Alla anläggningar och städer kan inte tillfredsställa de växlande behov som arbetet med ett möte kan innebära. Convention Bureau är specialister på att lista ut vilka krav som mötet ställer och på att tolka de villkor som är specificerade i förväg.

Anbudet, en så kallad bid, ger alla svar

Convention Bureau har mallar att utgå ifrån för sina respektive städer där ortens möjligheter listas. Utifrån mallarna skapas specialanpassade presentationer som svarar på ditt mötes krav och behov.

Anbudet är ett affärsdokument, en handling som beskriver grundläggande fakta om orten och vilka förutsättningar som finns. Det gäller logistik, prisläget, tekniska förutsättningar, vilket stöd den lokala värden får av den svenska moderföreningen och andra som kan tänkas stödja ansökan. Anbudet ska även innehålla säljande information kring sociala programaktiviteter för deltagare, sponsorer och kommittéer.

Internationella möten omsätter stora summor pengar, de tar deltagarnas tid och engagemang. Åtar man sig ett möte som orten inte klarar av riskerar den lokala värden sitt goda namn och rykte. Men har ett anbud arbetats fram, stämts av med anläggningar, hotell, teknikleverantörer med flera, kan den lokala värden och den beslutande organisationen känna sig säkra på att mötet blir framgångsrikt.

Några vanliga frågor som ett anbud besvarar är

Möteslokaler
Räcker de när vi är maximalt antal deltagare i samma sal? Räcker antalet smårum, är de lagom stora? Hur ser lobbyn och entrén ut? Kan vi försäkra oss om att det bara är våra egna deltagare som släpps in? Var äter vi lunch, dricker kaffe? Är maten av tillräckligt hög kvalitet? Hur ligger anläggningen i förhållande till hotellet och olika slags kommunikationer?

Resan
Hur lätt är det att ta sig hit? Hur lång tid tar det jämfört med de städer vi tror eller vet att vi konkurrerar med? Resor inom orten Hur enkelt är det att ta sig från/till flygplatsen och järnvägsstationen? Kan man parkera vid hotellen och/eller vid mötesanläggningen? Behöver vi förenkla transporterna inom orten eller räcker det med kollektivtrafikens utbud?

Boende
Var ska gästerna bo? Hur många hotellrum finns det på orten? Vilken standard och prisnivå har de? Hur ligger hotellen i förhållande till mötesplatsen? Hur många rum får vi preliminärboka?

Socialt program
Vad gör vi på kvällarna? Var genomförs middagen för x hundra personer? Vilka teman ska vi välja?

Vilka möjligheter finns för sponsorer, utställare och grupper av deltagare att boka en egen restaurang/festvåning under de dagar mötet pågår? Vad kan vi erbjuda enskilda deltagares eventuella medföljare/respektive för programutbud i form av golf, kultur, shopping etcetera?

Organisation
Hur ska vi organisera arbetet? Hur fördelas arbetet i den lokala organisationskommittén? Hur sker anmälningar? Manuellt eller via internet? Hur marknadsförs mötet? Viken service får vi på plats av den person som hjälper till med allt praktiskt?

Ekonomi
Det krävs en väl genomarbetad och kvalitetssäkrad budget. Mötet ska minst gå på plus, minus noll. Helst ska det generera ett ekonomiskt överskott. Hur tryggas upphandlingar och uppföljning längs arbetets gång? Utställningar, sponsorer, annat lokalt stöd. Vilka lokala subventioner från kommun, region och näringsliv kan vi få? Vilka anslag kan vi ansöka om? Kan vi få något utöver ekonomiskt stöd? Vad skulle det kunna vara?

Förslag på tema för mötet
En betydelsefull fråga: Kan vi utifrån våra specialkompetenser ha ett särskilt tema eller fokus som gör mötet extra intressant för deltagarna och intressant för media att bevaka.

Lokal förankring
Den viktigaste frågan är nästan alltid vilken förankring den lokala värden har på den egna orten. Man behöver inte vara världsmästare, men att få bli värd för ett kommande möte innebär att man får ett stort – kanske det största – förtroende som kollegorna kan ge. Är du som lokal värd väl förankrad i nationella och internationella nätverk, i det lokala näringslivet och i ortens offentliga liv, borgar det för att du blir vald till värd för mötet

Vem ska jag kontakta för mer information?

Frågeställningarna ovan är de som oftast återkommer när man ska skriva ett anbud. Självklart finns det många andra punkter också, och alla möten vill inte ha svar på frågorna ovan. Har du kontaktat din lokala Convention Bureau kan du känna dig lugn. Då ska du absolut kandidera för att få bli värd.
 
Göteborg Convention Bureau, telefon: 031-368 40 00

Borås Convention Bureau, telefon: 033-35 32 93/98

Skövde Convention Bureau, telefon: 0500-44 66 88

Trollhättan Convention Bureau, telefon: 0520-49 62 72