Convention Bureau

Borås Convention Bureau

Borås Convention Bureau är ett kostnadsfritt och neutralt stöd till dig som vill arrangera ett möte. Vi ersätter inte en kongressarrangör, en s.k. PCO, utan vi hjälper dig tills mötet är beslutat till Borås. Därefter väljer du om du vill ta hjälp av en professionell kongressarrangör eller arrangera mötet själv.

Anna Lilja
Tel: 033-35 32 93
Mail: anna.lilja@boras.com

Erik Johnson
Tel: 033-35 32 98
Mail: erik.johnson@boras.com
Läs mer på boras.com

Göteborg Convention Bureau

Göteborg Convention Bureau är mötesarrangörens enkla väg till Göteborg sedan 1986. Kostnadsfritt fungerar vi som en länk mellan mötesarrangörer, branschspecialister och beslutsfattare.

Vi utvecklar och marknadsför Göteborg som mötesdestination. Med expertis och väletablerade nätverk hjälper vi dig att skapa ett lyckat möte. När lokaliseringsbeslut är taget tar en, av er, vald arrangör vid.

Tel: 031-368 40 00
Mail: Convention@goteborg.com
Läs mer på goteborg.com

Next Skövde

Har du ett möte som Skövde kan vara rätt plats för?

Vi vill underlätta för organisationer, föreningar och företag att välja Skövde som destination för sina möten. Vi underlättar processen fram till det att beslut om var mötet ska äga rum är taget.
Hos oss kan du få information om mötesstaden Skövde.

Vi hjälper dig att hitta de bästa alternativen för just ditt möte, preliminärbokar boende, bankett- och möteslokaler samt att hitta rätt kontaktpersoner i Skövde.

Är du intresserad av att försöka få ett möte till Skövde? Eller behöver du hjälp med att hitta rätt kontaktpersoner i Skövde?

Katarina Ström
Tel: 0500-44 66 85, 070-949 50 52
Mail: katarina.strom@nextskovde.se

Trollhättan Convention Bureau-Småstad i hjärtat, storstad i sinnet!

Enkelt att mötas i Trollhättan!
Om ni är två eller tvåtusen spelar ingen roll. Alla är lika välkomna till Trollhättan. Här finns arenor, drivkraft, lust, kompetens och kapacitet för att framgångsrikt arrangera konferenser, kongresser, möten och alla möjliga och omöjliga events.

Och vi kan inte annat än att instämma – med under en timmes resväg från både Stockholm och Göteborg är det enkelt att ta sig hit även för internationella mötesdeltagare. Samtliga av våra hotell är centralt belägna med bara några minuters gångavstånd till flera av stadens största mötesarenor. Och dessutom har vi världsunika naturupplevelser att erbjuda och alldeles runt knuten. Kan det bli enklare?

Anki Sandberg
Tel: 0520-49 62 72
Mail: anki.sandberg@trollhattan.se
Läs mer på meetintrollhattan.se

Uddevalla Convention Bureau

Uddevalla är staden i hjärtat av Bohuslän och en del av tillväxtzonen mellan Göteborg och Oslo. Med hela 27 mil kust och närheten till Bohusläns världsunika natur gör det Uddevalla till en inspirerande plats för alla typer av möten. Här är det enkelt att mötas.

Uddevalla Convention Bureau är en del av Avdelningen för Näringsliv och Samhälle på kommunledningskontoret i Uddevalla kommun. Vi har ett väl upparbetat nätverk och kunskap om Uddevalla. Vi ger kostnadsfritt stöd och råd till dig som funderar på att förlägga, eller stå som värd för ett kommande möte i Uddevalla. När beslutet om var mötet skall förläggas är fattat, lämnar vi över till den mötesarrangör som ni väljer att anlita och som sköter allt det praktiska.

Helena Henriksson
Tel. 0522-69 84 71
Mail: helena.henriksson@uddevalla.se och conventionbureau@uddevalla.se
Läs mer på uddevallaconventionbureau.se

Vad kan jag få hjälp med?

En Convention Bureau erbjuder mycket praktisk hjälp, och för den som vill bli värd för ett möte är hjälpen dessutom gratis.

För många möten krävs en specificerad beskrivning av hur en stad kan ta emot ett möte, en så kallad bid. Klarar möteslokalerna av mötets behov? Finns det hotellrum så att det räcker i de prisklasser som efterfrågas? Vad gör vi på kvällarna? Vilka sociala program kan erbjudas för medföljande gäster? Hur tar man sig till och från staden? Finns det någon på orten som kan hjälpa oss med allt det praktiska under genomförandet? De och många andra frågor finns det bra svar på. Specialanpassad information underlättar införsäljningen av mötet.

CVB:n stödjer också kongressens kandidatur genom att se till att PR-material och genomarbetade presentationer finns till hands. Tack vare sitt nätverk kan byrån även samla stöd från den lokala ortens politiska och administrativa ledning. Den hjälpen betyder mycket och får många gäster att känna sig extra välkomna till destinationen.

En CVB gör också de preliminärbokningar av konferens- och kongresslokaler och hotellrum som måste göras för att säkra att det faktiskt finns lokaler och rum när mötet ska genomföras.

Ibland hjälper en Convention Bureau till med marknadsföringsåtgärder före och under genomförandet av mötet. Syftet är att främja den egna destinationen och uppmuntra till att fler deltagare kommer när kongressen äger rum. Välkomstmaterial i form av stadsguider, kartor, broschyrer, appar etcetera brukar uppfattas som välkomnande och omtänksamt.

Beroende på mötets storlek, karaktär och när på året det genomförs – arrangemanget kanske fyller staden under flera dagar – kan en CB ibland skapa särskilda överenskommelser med kommunala transportföretag om förmånliga resor, något som är lättast att genomföra under lågtrafik. Särskilda utflyktspaket och specialerbjudanden i butiker kan CVB:n också hjälpa till med.

Storleken på ett möte kan avgöra vad som är praktiskt möjligt att genomföra. Vid riktigt stora kongresser/konferenser/evenemang som genomförs under flera dagar finns det ibland förutsättningar att genomföra specialarrangemang på stadens gator och torg, och på så vis även exponera mötet för lokalbefolkningen. Möten som är mindre till omfattningen får också mycket hjälp, men ibland är det storleken som avgör för att det ska vara praktiskt att göra det där lilla extra.

En Convention Bureau kan också förmedla kontakten med staden kring en officiell mottagning, där exempelvis kommunalrådet hälsar mötet välkommen till staden. Varje ort har sina egna regler för hur det ska gå till, något som din CB vet och kan berätta mer om. Exemplen ovan är bara ett urval av den hjälp du kan få.

Hjälp till större möten, möten som kan växa

Vad menas med stora och små möten? En bra utgångspunkt är över 200 mötesdeltagare i Göteborg, och fler än 50 personer i övriga regionen. Det finns även många mindre möten som du kan få mycket hjälp med att bjuda in till just din stad. Möten med styrelsen för en nationell eller internationell organisation som gästar din stad är en bra början. Sådana gäster är alltid högintressanta att ta hand om lite extra med tanke på möjligheterna att organisationen väljer att genomföra sitt arrangemang i din stad.

Skräddarsydda visningsresor

För att attrahera ett möte i staden – kanske i konkurrens med andra städer – kan din Convention Bureau hjälpa till med att bland annat organisera studieresor, inspektionsresor av städer, mötesanläggningar och hotell. De inbjudna är direkta beslutsfattare från presidiet och potentiella beställare. Känner de sig välkomna och får bekanta som med destinationen och dess leverantörer känner de sig trygga i sitt val att välja just din stad. Generellt är visningsresor mycket bra, och det dröjer sällan länge innan mötet faktiskt blir av. Ibland kommer det redan samma år, vid vissa tillfällen några år senare.